Voici quelques témoignages de professionnels de la documentation qui parlent de leur métier, ils soulignent l'importance et la nécessité d'avoir accès à des techniques efficaces de la gestion de l'information en entreprise. Ces propos sont issus d’une enquête que je mène actuellement. L’intégralité de ces témoignages et de l’enquête sont disponible sur http://poldocumentation.canalblog.com/ rubrique « témoignages ».
"Il faut parler du gain d'efficacité et de réactivité suscité par un professionnel de l'information dans l'entreprise : l'information circule mieux, les services fonctionnent à leur plein potentiel, cela permet une meilleure stratégie (achats, nouveaux marchés, partenaires,...), et à plus long terme. Les gens ne perdent plus de temps et d'énergie à rechercher des informations puisqu'un professionnel s'en charge. Les informations sont centralisées dans un seul service, sur un ou plusieurs ordinateurs, les dossiers, ouvrages et revues éventuels sont gardés dans une seule pièce et non pas éparpillés dans l'entreprise : plus grande facilité d'accès, les infos ne sont plus perdues ou introuvables, le documentaliste empêche n'importe qui de prendre des informations sans s'être assuré que la demande est légitime, et récupère les infos (livres, dossiers, revues) prêtés au delà d'un certain délai (gestion des prêts). Il collecte aussi les informations qui autrement "dormiraient" dans certains services sans circuler, et manqueraient à d'autres pour prendre les bonnes décisions ou simplement travailler. D'où rationalisation de fonctionnement et d'utilisation des informations de l'entreprise."
C.M, Documentaliste scientifique, 10 ans d’expérience.
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Je crois qu'il faut insister sur l'aide à la décision. Tout notre travail porte là -dessus : avoir une information pertinente pour décider, une information fiable, de qualité. Puis le gain de temps dans la recherche, la confier à un professionnel permet de libérer du temps pour la production.
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compétences du documentaliste :
- Identifier les besoins des clients
- Rechercher, vérifier et analyser l'information
- Diffuser les renseignements obtenus avec différents médias
- Acquérir, traiter et stocker les documents sur tous supports
- Concevoir et réaliser des produits ou services
- Proposer les moyens de communication et choisir les supports de réalisation
- Mettre en oeuvre les actions de communication les plus efficaces
- Assurer les contacts avec les interlocuteurs de l'entreprise et les partenaires
- Concevoir les contenus des messages, avec un langage et un style adaptés
- Négocier avec prestataires et fournisseurs
- Veiller l’environnement technologique
- Maîtriser les technologies d’information et de communication
Argumentaire trouvé sur la liste adbs-info :
1°) - Les documentalistes permettent aux entreprises de choisir pertinemment les moyens techniques adéquats et l'acquisition des compétences indispensables à la maîtrise et à la judicieuse utilisation des NTIC. Notre connaissance des besoins en information fait de nous un participant (voire un chef de projet utilisateur) pour tous les projets NTIC de notre structure. Tout ce qui permet de partager (réseaux, serveurs,...), diffuser (technologies IP, workflow,...) et stocker (ged, records management, KM...) de l'information nous intéresse. D'où de très intéressantes possibilités de médiations entre les services informatiques et les demandes des utilisateurs - du moment que l'on reste dans un langage fonctionnel. Nous pouvons en même temps devenir un des moteurs de l'intranet et du site internet.
2°) Un autre argument : la gestion indispensable des sources d'information. Le documentaliste a un rôle stratégique dans cette gestion du portefeuille de sources. Puisque l'entreprise utilise Internet et les bases de données, le responsable d'information évalue le portefeuille et les annuaires de signets, et les réaménage en permanence. Les sources évoluent, les prix et les contenus aussi. Il suit l'offre, l'adapte (en évaluant les doublons, les lacunes, les nouveautés, etc.) et la teste (ce dernier stade est réalisé avec quelques utilisateurs expérimentés). Il négocie aussi avec les prestataires. On peut y ajouter une action sur le partage des sources (ce qui n'est pas toujours une mince affaire) : gestion des mots de passe, des autorisations, etc. Le documentaliste classe et caractérise l'information dans un but de " retrieving" plus rapide. Ses compétences et sa position "transversale" dans l'entreprise, lui permettent de recouper les différentes sources d'information, afin de les mettre en perspective et de valider les informations qui en étaient extraites. Même si chacun dans l'entreprise pouvait, à un moment, identifier les sources principales de son domaine de travail, cela ne suffirait pas car les différents médias évoluent en permanence. L'information de type économique est rapidement périmée. Le documentaliste a lui le temps, grâce à une spécialisation, de mettre à jour ces sources.
3°) Spécialisation du documentaliste : bien que les entreprises disposent de ressources documentaires (internet, bases de données) qu'elles exploitent directement, elles ne les exploitent pas avec le même dextérité qu'une personne rompue aux techniques de recherche. Le documentaliste par expérience connaît toutes les sources d'informations ; et quand il ne les connaît pas, il les trouve très rapidement (le consultant y passerait certainement beaucoup plus de temps, temps qu'il n'a généralement pas). Ainsi, le travail du documenatliste, permet de désengorger les cadres sur-informés et éviter une perte de leur productivité due à leur temps de recherche.
4°) De plus, la qualité d'écoute et les compétences du documentaliste pour analyser les besoins en informations, lui permettent de filtrer et ne laisser passer que les infos nécessaires suivant les besoins de chacun, d'apporter l'information au moment où elle est nécéssaire/ utile, de détecter les besoins implicites, besoins d'information qui ne sont pas directement exprimés par les utilisateurs. Les utilisateurs cherchent, mais ils peuvent trouver mieux. Discussions, trainings individuels, rédaction de procédures, de modes d'emploi simplifiés et de guides ... Voilà autant d'actions parallèles que l'on peut mener et qui font vite progresser. On peut aussi faire organiser des formations avec l'aide des prestataires d'information. Toutes ces actions ont 2 résultats : améliorer la productivité et intégrer plus rapidement les nouveaux venus. "
5°) Le documentaliste est le garant d'un système efficace de partage et d'extraction, car sa position transversale lui permettait d'élaborer un mode unique et centralisé de classement et de conservation de documents dans l'entreprise. Ceci permet d'apporter une réponse au problème de retrouver un document quand le salarié, censé le détenir est absent. Enfin, au sujet de la déperdition d'informations causée par la position d'intermédiaire entre la source d'information et l'utilisateur, celle-ci ne se justifiera que si la communication entre le demandeur et la documentaliste est insuffisante. En effet le travail de recherche repose en grande partie sur l'interaction documentaliste-demandeur, chacun devant pouvoir rebondir sur les remarques de l'autre. Valeurs-ajoutées plus viables, susceptibles d être fournies par un documentaliste: le terrain de la recherche d'informations n'est pas le seul, et pas forcément le meilleur. Mieux vaut ne pas se mettre en compétition avec nos utilisateurs. Notre valeur-ajoutée est dans ce qu'ils ne savent pas faire. Leur faire gagner du temps et de l'efficacité est un plus. Il y aurait déperdition d'informations si je faisais les recherches dans un domaine où ils sont bien plus experts que moi. Mais l'apport d'une documentaliste peut être autre et constructif. Valeurs-ajoutées : gestion du portefeuille des sources, méthodologie et progression du système.
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- le service documentation est la plaque tournant du système d'information dans l'entreprise : il reçoit, diffuse, synthétise, archive tous les documents entrants.
- il a souvent une vision globale de l'entreprise car chaque service peut être amené à travailler avec la documentation.
- la documentaliste sait reformuler chaque demande pour ne pas perdre de temps en recherches inutiles.
- elle connaît les sources d'information les plus fiables pour trouver une réponse la plus juste possible et surtout à jour.
(Karine ELOY - Documentaliste - CPAM de la Nièvre)
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